1. ¿Cómo queremos que se comporten las personas en nuestra intranet social?
Una red social constituye, por definición, un espacio donde todos sus miembros pueden 
interactuar entre sí, con independencia de su rango o posición; y donde, además, se permite el contacto de personas con comunidades de intereses afines. Pero, ¿cómo queremos que sea esa interacción?
Podemos optar por dos vertientes que nos permitan actuar alineados a nuestra estrategia de negocio, manteniendo el foco en la naturaleza de la red:
- Libre, abierta, espontánea e ilimitada: todas las personas de la empresa podrían interactuar libremente con cualquier miembro de la organización y los contenidos, -siempre y cuando sean de acceso público-. Además, cualquier usuario podría crear comunidades o grupos sin solicitar aprobación previa.
Es, sin duda, la forma más habitual de interacción en intranets sociales, pues contribuye eficazmente a la generación de contenido compartido y mejora la confianza de los empleados tanto en la herramienta como en la compañía. - Restringida o limitada: existen ciertas restricciones en cuanto a la forma de interactuar de las personas, bien porque se implementan mecanismos de control en la generación de contenidos o bien porque se limitan algunas de las funcionalidades a las que tiene acceso el usuario.
Nuestras personas pierden libertad de participación pero, en cambio, se gana cierto control en la gestión de la información publicada en torno a contenidos corporativos.
2. ¿Qué estructura debemos seguir?
Las redes sociales corporativas a menudo ofrecen diferentes posibilidades de configuración, según el modelo de participación que haya sido contemplado por la compañía previamente. Llegados a este punto, hemos de preguntarnos cómo deseamos presentarles la información corporativa:
- ¿Queremos emplear comunidades corporativas en las que segmentemos todas las comunicaciones de la compañía?
- ¿Tendremos un espacio común a todos los empleados en el que mostremos las noticias de la compañía sin necesidad de segmentarlas?
- ¿Buscamos la síntesis de ambas opciones?
Las comunidades son la clave
Con independencia de la estructura que elijamos, las comunidades nos aportan un elemento con el que no contábamos hasta ahora, que nos permite segmentar nuestra información y fomentar la generación de conocimiento compartido.
De este modo, podemos generar comunidades por departamentos o áreas funcionales, con el fin de que posean sus propios espacios de intercambio de conocimiento y de recursos. Espacios donde poder encontrar fácilmente toda la información relevante para esas áreas, donde poder exponer dudas y compartir experiencias con personas afines.
También se podrán crear comunidades orientadas al ocio que faciliten la conexión interpersonal y mejoren el engagement de nuestros empleados con la empresa. Servirán, además, para reforzar comportamientos alineados con nuestros valores corporativos y/o políticas de RSC.
3. ¿Quién va a gestionar la comunicación de la organización? ¿Cómo lo va a hacer?
Es aquí cuando debemos definir el modelo de gobierno de nuestra red social, es decir, los roles y permisos que vamos a otorgar a determinados usuarios y los procedimientos que regirán el funcionamiento de la herramienta. Es conveniente preguntarnos, por tanto:
- ¿Qué pueden hacer los empleados? ¿Podrán crear libremente comunidades o serán
aprobadas por un administrador? - ¿Quién puede ver cada contenido?
Deberemos definir, por tanto, un rol de administración con permisos ilimitados, capaz de editar, publicar y gestionar todos los elementos de la red social. Pero también es recomendable contar con un segundo rol de administración que gestione información más segmentada o, incluso, administre ciertas comunidades.
4. ¿Cómo la implanto?
En todo lanzamiento de herramientas corporativas sociales, es aconsejable programar una experiencia piloto y preparar su lanzamiento progresivo.
Es la mejor forma que tenemos de saber si algo va a funcionar o no. El piloto no solo nos ayudará a detectar carencias o mejoras en la usabilidad o contenidos de la intranet social, también nos ayudará a testar la formación y campañas de comunicación en las que deberemos soportar el lanzamiento de la herramienta.
Prueba, mide, corrige y sigue mejorando tu herramienta hasta que alcance tus objetivos corporativos.
El Blog de Alcor Consultores 